Wie sieht ein seriöser Anbieter für Aktenvernichtungen aus?
Seit der Einführung der neuen Datenschutzbestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist der Datenschutz wieder in aller Munde. Die verschärften Vorschriften und erhöhten Bußgelder führen zu großer Verunsicherung in Unternehmen, wie mit personenbezogenen Daten richtig umzugehen ist.
Die neuen Vorschriften von DSGVO und BDSG gelten nicht nur für digital abgespeicherte Daten. Natürlich gelten neue Vorschriften für den Umgang mit personenbezogenen Daten, die auf Papier vermerkt sind. Diese vertraulichen Daten unterliegen den gleichen Sorgfaltspflichten, wie personenbezogene Daten auf Festplatten und anderen digitalen Datenträgern.
Da je nach Vertraulichkeit der Daten auf unterschiedliche Bestimmungen zu achten ist, lohnt es sich, einen externen Anbieter für Aktenvernichtung in München, Berlin oder Hamburg zu beauftragen – wo auch immer, der Fachmann vor Ort kennt sich mit den komplizierten Vorschriften von DSGVO und BDSG aus, und vernichtet Unterlagen rechtssicher und vertraulich.
Auf genau diese Expertise setzen immer mehr Kunden – worauf kommt es auf der Internetpräsenz an, wenn sich das eigene Unternehmen von der Konkurrenz abheben soll?
Kunden suchen Expertise und Vertraulichkeit
Das Thema Datenschutz ist eine komplexe Materie. Nicht nur gibt es Maßgaben, nach welcher Sicherheitsstufe Datenträger – ob Papier, Kunststoff oder die Festplatte selbst – vernichtet werden muss, auch der Ablauf unterliegt Bestimmungen. Gerade kleinere Betriebe setzen nicht nur auf das Fachwissen eines Datenschutzbeauftragten, sondern auch auf das Fachwissen eines Dienstleisters, wenn es um die Vernichtung der Datenträger geht. Etliche Firmen haben auch nicht die Ausstattung, um Akten datenschutzkonform zu vernichten.
Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung für den Anbieter von Aktenvernichtungen sein Fachwissen zu demonstrieren. Die Webseite sollte klar gegliedert zeigen, das der Dienstleister genau weiß, wie die gesetzlichen Vorgaben aussehen und wie diese einzuhalten sind.
Viele Firmen, die einen externen Dienstleister mit der Vernichtung ihrer Datenträger beauftragen, haben auch oder vielleicht auch in ersten Linie, das Problem, dass die zu Vernichtenden Akten einen zu großen Umfang angenommen haben, als das ein einzelnes Unternehmen sie noch selbst vernichten kann. Immer mehr Unternehmen stellen ihre Arbeitsweise auf rein digitale Verarbeitungen um und papierlose Büros haben keine Verwendung mehr für Aktenordner. Nachdem die alten Daten sortiert und ggf. digitalisiert worden sind, müssen mitunter gewaltige Aktenberge vernichtet werden.
Hier lohnt es sich für Unternehmen, Dienstleistungen in einem transparenten Preissystem anzubieten, die eine preiswerte, komfortable und nachhaltige Aktenvernichtung im großen Maßstab anbieten. Ein Hinweis, das geleerte Aktenordner in den Behältern Platz sparen, zeugt von einer ehrlichen Geschäftsauffassung.
Abholung von alten Akten
Kunden, die ihre Akten vernichten lassen möchten, wollen vor allem Eines: Die Akten loswerden. Eine zentrale Dienstleistung eines Anbieters ist es, die Akten nicht vor Ort zu schreddern, sondern nur abzuholen und im eigenen Betrieb zu vernichten. Daher ist es wichtig dem Kunden zu signalisieren, dass die Daten vertraulich behandelt werden. Da bei großen Aktenmengen oft einige Zeit notwendig ist, wünschen sich Kunden die Möglichkeit, sich Zeit für das Aussortieren nehmen zu können. Ein seriöser Dienstleister erfüllt diesen Kundenwunsch, indem er anbietet die Behälter für die Akten anzuliefern und kostenfrei zu einem späteren Zeitpunkt abzuholen.
Umweltfreundliches Recyceln
Ein weiteres Thema, das die Gemüter gegenwärtig bewegt ist neben dem Datenschutz der Umweltschutz. Hier punkten Unternehmer, die den Verwertungskreislauf, der von ihnen vernichteten Akten, verdeutlichen.
Der große Vorteil einer professionellen Aktenvernichtung ist nicht nur die datenschutzkonforme Vernichtung der Datenträger, sondern die sachgerechte Zuführung der Überreste zum Wertstoffkreislauf. Normales Papier kann bis zu sechsmal wieder zu Büropapier aufgearbeitet werden, was die natürlichen Rohstoffe der Umwelt schont.
Und selbst häufig wiederverwendetes Bürorecyclingpapier kann noch verwendet werden, als Tissuepapiere für Küchenrollen oder Toilettenpapiere. Eine Zusammenarbeit mit einem Rohstoffverwerter zeigt das Umweltbewusstsein des Unternehmens.
Der persönliche Kontakt
Kunden möchten nicht mit anonymen Großunternehmen zusammenarbeiten – hier punkten lokale Dienstleister mit dem persönlichen Kontakt. Eine persönliche Kontaktaufnahme sollte für den Kunden so einfach wie möglich sein – die Telefonnummern und Emailadressen müssen leicht zu finden sein. Auch Rückrufservices lohnen sich.
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