Wie funktioniert der Purchase to Pay Prozess?

Der Beschaffungsprozess in einem Unternehmen wird auch als Purchase to Pay Prozess, abgekürzt P2P, bezeichnet. Ein alternativer Begriff ist auch Procure to Pay. Diese dienen Oberkategorie für den gesamten Prozess, welcher wiederum zahlreiche Einzelvorgänge beinhaltet. 

Unternehmen können in den heutigen Zeiten der Digitalisierung in ihrer Einkaufsabteilung nicht mehr auf den Einsatz von leistungsstarken Systemen verzichten. Genau an dieser Stelle kommt der Purchase to Pay Prozess ins Spiel. Heutzutage sollte dieser vollständig in Form eines End-to-End-Prozesses digitalisiert werden. Sowohl die Beschaffung, Bestellung und die finale Rechnungsstellung als auch die die Zahlung sind von diesem Prozess umfasst. 

Wie der Purchase to Pay Prozess dabei im Detail funktioniert, erklärt der folgende Beitrag. 

Digitaler Purchase to Pay Prozess bietet entscheidende Vorteile

Unternehmen profitieren in den modernen Zeiten in hohem Maße, wenn diese ihren Einkaufsprozess – also den Purchase to Pay Prozess – vollständig digitalisieren. Analoge Prozesse zeigen sich im Vergleich schließlich als wesentlich langsamer, sodass sie den aktuellen Anforderungen kaum noch gerecht werden können. 

Selbstverständlich ist es jedoch kaum möglich, die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse von einem auf den anderen Tag vorzunehmen. Der Purchase to Pay Prozess zeigt sich als überaus komplex, da dieser ein Gebilde einer großen Anzahl von Einzelvorgängen darstellt. Diese sind wiederum auf unterschiedliche Abteilungen und Unternehmensbereiche verteilt. Ihre Zusammenführung findet dann auf einer Plattform oder einem speziellen System statt, wie beispielsweise SAP. 

Dadurch können Unternehmen von vielfältigen Vorteilen profitieren. Der Einkaufsprozess zeigt sich als überaus übersichtlich, da die einzelnen Schritte nachvollziehbar abgebildet und zusammengeführt werden. Darüber hinaus zeigt sich die Fehleranfälligkeit bei einer digitalen Lösung als wesentlich geringer. Es erfolgt keine manuelle Eingabe mehr. 

Der digitale Einkaufsprozess weist daneben jedoch auch ein nicht zu vernachlässigendes Kosteneinsparpotential auf, da eine maßgebliche Entlastung des Personals mit diesem einhergeht. 

 

Purchase to Pay – Das steckt dahinter

Grundsätzlich werden durch den Purchase to Pay Prozess sämtliche Vorgänge in einem Unternehmen umfasst. 

Im Fokus steht die Datenübermittlung in Zusammenhang mit dem Einkauf. Dagegen bildet der sogenannte Order to Cash Prozess die Vertriebsseite in einem Unternehmen ab. Dieser umfasst somit sämtliche Schritte vom Kundenauftrag bis zum Eingang der Zahlung. Der Purchase to Pay Prozess konzentriert sich dagegen auf die Schritte, die nötig sind, wenn das Unternehmen eine Bestellung bei einem Lieferanten tätigt. 

Es zeigt sich als überaus komplex, die Prozesse, die der Einkaufsprozess umfasst, abzubilden. Dennoch lässt sich eine grobe Unterscheidung treffen. Von den Prozessen werden generell sämtliche Schritte umfasst, die zwischen dem Einkaufs eines Unternehmens, also dem Purchase, und der Zahlung, also dem Pay, liegen. Im Fokus stehen demnach der Bedarf und die Zahlung. 

Die Prozesse, die sich auf den Bedarf beziehen, finden in der Reihenfolge statt, dass zuerst die Bedarfsmeldung erfolgt. Im Anschluss wird dann der gemeldete Bedarf überprüft. Nach dieser Prüfung findet eine entsprechende Freigabe statt, sodass die Bestellung getätigt werden kann. Danach erfolgt die Auftragsbestätigung und natürlich auch der Eingang der bestellten Ware. 

Die Abläufe des Purchase to Pay Prozesses, die sich auf die zahlungsbezogenen Abläufe konzentrieren, gestalten sich im Gegensatz dazu so, dass im ersten Schritt die Zahlung des Lieferanten eingeht. Diese Rechnung wird dann verarbeitet und mit der getätigten Bestellung abgeglichen. Werden dabei keine Fehler festgesellt, erfolgt eine Genehmigung beziehungsweise eine Freigabe der Rechnung sowie eine entsprechende Zahlung

Foto von artinspiring@stock.adobe.com