Online zum Erfolg durch Kommunikationsmatrix
Für den Erfolg von Projekten in Unternehmen spielt die Kommunikation eine nicht zu vernachlässigende Rolle. Grundsätzlich stellt die Kommunikation eine der wichtigsten Ressourcen der Menschen dar, sowohl im privaten als auch im beruflichen Kontext – dennoch müssen für ein erfolgreiches Gelingen dieser Kommunikation einige Dinge gelernt beziehungsweise beachtet werden.
Generell gestaltet sich die Kommunikation zwar außerordentlich intuitiv, allerdings kann sich auch die Erstellung einer sogenannten Kommunikationsmatrix in hohem Maße lohnen, vor allem, wenn es um komplexere Inhalte und Projekte geht. Im Rahmen der Projektorganisation stellt diese eine überaus große Hilfe dar und sorgt dafür, das stets die passenden Informationsbedürfnisse bereitgehalten werden. Um im Team erfolgreich zu kommunizieren, kann die Kommunikationsmatrix so durchaus als Schlüssel zum Erfolg bezeichnet werden.
Doch welche Inhalte enthält eine solche Kommunikationsmatrix eigentlich und welche Vorteile ergeben sich durch ihren Einsatz? Der folgende Artikel liefert die Antworten.
Kommunikationsmatrix – Das steckt dahinter
Eine weitere gängige Bezeichnung für die Kommunikationsmatrix lautet Kommunikationsplan. In diesem wird festgelegt, in welcher Frequenz die Kommunikation im Zuge eines Projektes stattfindet.
Vor allem, wenn es sich um ein komplexes Projekt handelt, geht von der Projektkommunikation eine zentrale Bedeutung aus – für das Erreichen gemeinsamer Ziele ist es schließlich wichtig, dass niemals der Überblick verloren geht.
In der Regel erfolgt eine übersichtliche Darstellung des Informationsaustausches in Tabellenform, um eine Kommunikationsmatrix zu erstellen. Auf diese Weise ist bereits im Vorfeld klar definiert, welche Themen beispielsweise bei den zukünftigen Meetings zu behandeln sind.
Kommunikation nach klar definierten Abläufen
Allerdings wird im Zuge der Erstellung der Kommunikationsmatrix nicht nur definiert, welche Themen bei speziellen Meetings besprochen werden, sondern ebenfalls an welchen Treffen welche Teammitglieder teilnehmen.
Im Projektteam lässt sich so zu jeder Zeit überblicken, zu welchem Zeitpunkt und auf welche Art und Weise die jeweiligen Themen des eigenen Projektbereiches an den Projektleiter heranzutragen sind. Diese Person ist dann für die Weiterleitung der entsprechenden Informationen an die nächsthöhere Führungsebene verantwortlich.
Hilfreiche Tipps für eine erfolgreiche Kommunikationsplanung
Geht es darum, im Unternehmens- und Projektmanagement Erfolge zu erzielen, stellt die Kommunikationsmatrix beziehungsweise der Kommunikationsplan einen der wichtigsten Faktoren überhaupt dar. Schließlich sorgt diese dafür, dass im Projekt alle Beteiligten die benötigten Informationen am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt erhalten. Die Arbeit gestaltet sich so überdurchschnittlich effizient und effektiv.
In diesem Zusammenhang kommt es selbstverständlich darauf an, die wichtigsten Kommunikationswege zu kennen. Zu diesen gehören heutzutage beispielsweise die E-Mail, die Telefonkonferenz, das persönliche Meeting und unverbindliche Get-Togethers während den normalen Arbeitszeiten. Von Bedeutung sind daneben jedoch häufig auch Chats, Feedback-Gespräche, Kick-Off Workshops oder auch After-Work-Veranstaltungen.
Von externen Experten profitieren
Die Kommunikationsmatrix lässt sich als fester Rahmen eines Projektes betrachten. Um sicherzustellen, dass das Projekt von einer Kommunikation profitieren kann, deren Inhalte einem logischen Aufbau folgen und die stets übersichtlich geordnet sind, muss dieser eine professionelle und gut geplante Struktur zugrunde liegen.
In vielen Unternehmen selbst ist das nötige Know-How für die Erstellung eines professionellen Kommunikationsplanes beziehungsweise einer Kommunikationsmatrix jedoch leider nicht vorhanden. In diesen Fällen kann es sich als überaus wertvoll erweisen, externe Experten bei besonders komplexen Projekten hinzuzuziehen, welche dann die Verantwortung für die Erstellung der Kommunikationsmatrix übernehmen.
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